Η δέσμευσή μας
Το Εθνικό Κέντρο Έρευνας Φυσικών Επιστημών «Δημόκριτος» (εφεξής «ΕΚΕΦΕ Δημόκριτος») δεσμεύεται να καταστήσει την προστασία της ιδιωτικότητάς σας ύψιστη προτεραιότητα. Αυτή η πολιτική απορρήτου στοχεύει να σας ενημερώσει σχετικά με την επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων και τα δικαιώματά σας σύμφωνα με τον Κανονισμό (ΕΕ) 679/2016 (Γενικός Κανονισμός Προστασίας Δεδομένων – ΓΚΠΔ) και τον Νόμο 4624/2019.
Στο ΕΚΕΦΕ Δημόκριτος ενισχύουμε την προστασία των δεδομένων σας με τεχνικά μέτρα και εσωτερικές διαδικασίες καθώς και με φυσικά μέτρα προστασίας των προσωπικών δεδομένων.

Χρήσιμοι ορισμοί
Για τη διευκόλυνσή σας, χρησιμοποιούμε τους παρακάτω όρους και συντομογραφίες που έχουν την αντίστοιχη έννοια.

1. ΓΚΠΔ: Κανονισμός (ΕΕ) 679/2016 (Γενικός Κανονισμός Προστασίας Δεδομένων).
2. «Προσωπικά δεδομένα»: Κάθε πληροφορία που αφορά φυσικό πρόσωπο («υποκείμενο των δεδομένων») το οποίο μπορεί να ταυτοποιηθεί άμεσα ή έμμεσα (π.χ. όνομα, αριθμός ταυτότητας, ΑΦΜ, διεύθυνση κατοικίας, αριθμοί τηλεφώνου, ηλικία, φύλο, φυσικά χαρακτηριστικά, οικογενειακή κατάσταση, επάγγελμα, ενδιαφέροντα κ.λπ.).
3. «Ειδικές κατηγορίες προσωπικών δεδομένων» ή «ευαίσθητα δεδομένα»: Υποκατηγορία προσωπικών δεδομένων που σχετίζεται ειδικά με τον πυρήνα της προσωπικότητας ενός ατόμου και απαιτούν ιδιαίτερη προστασία, όπως δεδομένα που αφορούν την υγεία, τη σεξουαλική ζωή ή τον σεξουαλικό προσανατολισμό του υποκειμένου των δεδομένων καθώς και δεδομένα που αποκαλύπτουν φυλετική ή εθνοτική καταγωγή, πολιτικές απόψεις, θρησκευτικές ή φιλοσοφικές πεποιθήσεις ή συμμετοχή σε συνδικαλιστικές οργανώσεις.
4. «Επεξεργασία»: Η συλλογή ή χρήση προσωπικών δεδομένων με οποιονδήποτε τρόπο, όπως αποθήκευση, αποκάλυψη σε τρίτους, διαγραφή κ.λπ.
5. «Υπεύθυνος επεξεργασίας»: Το φυσικό ή νομικό πρόσωπο, δημόσια αρχή ή άλλος φορέας που καθορίζει τους σκοπούς και τα μέσα επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων. Σε αυτήν την περίπτωση, υπεύθυνος επεξεργασίας είναι το Εθνικό Κέντρο Έρευνας Φυσικών Επιστημών «Δημόκριτος».

Σκοποί και νομικές βάσεις επεξεργασίας
Το ΕΚΕΦΕ Δημόκριτος είναι δημόσιος φορέας σύμφωνα με την ελληνική νομοθεσία περί προστασίας δεδομένων (Νόμος 4624/2019) και επομένως, κατά κανόνα, επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα στο βαθμό που είναι απαραίτητο για την εκτέλεση καθηκόντων που ασκούνται προς το δημόσιο συμφέρον ή κατά την άσκηση δημόσιας εξουσίας, σύμφωνα με το άρθρο 6.1.ε ΓΚΠΔ και το άρθρο 5 του Νόμου 4624/2019.
Στο πλαίσιο αυτό, το ΕΚΕΦΕ Δημόκριτος πραγματοποιεί δραστηριότητες επεξεργασίας που είναι απαραίτητες για τις εσωτερικές, διοικητικές του λειτουργίες καθώς και για την εκπλήρωση της αποστολής του να προάγει την επιστημονική και τεχνολογική έρευνα, την ανάπτυξη της τεχνολογίας και τη δημιουργία νέου ερευνητικού δυναμικού προς όφελος της ελληνικής οικονομίας και κοινωνίας.
Παρακάτω σας παρέχουμε συνοπτικές πληροφορίες σχετικά με τους κύριους λόγους για τους οποίους ενδέχεται να έρθετε σε επαφή μαζί μας ως υποκείμενο των δεδομένων και σχετικά με την επεξεργασία δεδομένων που αναλαμβάνουμε σε κάθε μία από αυτές τις περιπτώσεις, στο πλαίσιο της προαναφερθείσας αποστολής του ΕΚΕΦΕ Δημόκριτος. Σημειώστε ότι για λόγους συντομίας και καλύτερης κατανόησης της παρούσας πολιτικής, δεν περιλαμβάνουμε συγκεκριμένες και λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με όλες τις δραστηριότητες επεξεργασίας, δεδομένου ότι ενημερώνουμε ξεχωριστά κάθε κατηγορία υποκειμένων δεδομένων, σύμφωνα με τις διατάξεις του ΓΚΠΔ και του Νόμου 4624/2019.

Α) Προγράμματα υποτροφιών
Το ΕΚΕΦΕ Δημόκριτος σχεδιάζει και υλοποιεί, μόνο του ή σε συνεργασία με άλλους φορείς του δημόσιου και/ή ιδιωτικού τομέα, σημαντικά ακαδημαϊκά και βιομηχανικά προγράμματα υποτροφιών. Στο πλαίσιο αυτό, συλλέγουμε και επεξεργαζόμαστε διαφορετικές κατηγορίες προσωπικών δεδομένων, όπως στοιχεία ταυτοποίησης, πληροφορίες που περιλαμβάνονται σε βιογραφικά σημειώματα, παραδοτέα υποτροφιών κ.λπ., που είναι απαραίτητα για την αξιολόγηση των υποψηφίων, την παρακολούθηση της προόδου των υποτρόφων και την καταβολή των υποτροφιών, όπως ορίζεται στις αντίστοιχες προσκλήσεις υποβολής αιτήσεων, στις συμβάσεις υποτροφίας και στην ισχύουσα νομοθεσία. Αυτή η επεξεργασία βασίζεται στη νομική βάση του άρθρου 6.1.ε ΓΚΠΔ και του άρθρου 5 του Νόμου 4624/2019, καθώς είναι απαραίτητη για την εκτέλεση καθηκόντων που ασκούνται προς το δημόσιο συμφέρον, κυρίως όσον αφορά τη διαφανή επιλογή και υποστήριξη υποτρόφων βάσει σαφών και προκαθορισμένων ποιοτικών κριτηρίων, προς όφελος της ελληνικής οικονομίας και κοινωνίας.

Β) Προγράμματα εκπαίδευσης
Το ΕΚΕΦΕ Δημόκριτος παρέχει ποιοτική εκπαίδευση και υποστήριξη σε διάφορα αντικείμενα που σχετίζονται με τις φυσικές επιστήμες και την τεχνολογία, περιλαμβάνοντας την εκπόνηση διπλωματικών εργασιών για πτυχιακούς, μεταπτυχιακούς και διδακτορικούς τίτλους, μεταδιδακτορική έρευνα, την οργάνωση και επίβλεψη πρακτικών ασκήσεων φοιτητών όλων των κύκλων σπουδών καθώς και άλλες δραστηριότητες που αφορούν την εκπαιδευτική κοινότητα και τους πολίτες γενικότερα.
Σε ό,τι αφορά τα εκπαιδευτικά προγράμματα για φοιτητές και ερευνητές, επεξεργαζόμαστε τα προσωπικά δεδομένα που είναι απαραίτητα για την εκτέλεση της σχετικής αποστολής του ΕΚΕΦΕ Δημόκριτος, η οποία εκτελείται για λόγους δημοσίου συμφέροντος και ειδικότερα για την εξασφάλιση υπηρεσιών εκπαίδευσης υψηλής ποιότητας (άρθρο 6.1.ε του ΓΚΠΔ και άρθρο 5 του Νόμου 4624/2019), συμπεριλαμβανομένων δεδομένων ταυτοποίησης και επικοινωνίας, δεδομένων που αναφέρονται σε πιστοποιητικά που εκδίδονται από πανεπιστήμια ή ερευνητικά κέντρα για φοιτητές και ερευνητές αντίστοιχα, δεδομένα κοινωνικής ασφάλισης καθώς και κάθε άλλη πληροφορία που απαιτείται για συγκεκριμένο σκοπό, π.χ. εγγραφή συμμετεχόντων στον Επιταχυντή Ιόντων.
Επιπλέον, για άλλες δράσεις όπως «Νέοι Ερευνητές», «Θερινά Σχολεία», συνέδρια, σεμινάρια και δράσεις όπως οι «Ανοιχτές Πόρτες» που αφορούν το ευρύ κοινό, η επεξεργασία δεδομένων βασίζεται συνήθως στη νομική βάση του άρθρου 6.1.α του ΓΚΠΔ, δηλαδή στη συγκατάθεση του υποκειμένου των δεδομένων ή -στην περίπτωση ανηλίκων- των κηδεμόνων τους, και περιλαμβάνει δεδομένα ταυτοποίησης και επικοινωνίας καθώς και άλλα δεδομένα που απαιτούνται για συγκεκριμένες δραστηριότητες, όπως οι γραπτές εξετάσεις και οι βαθμοί των διαγωνιζομένων για το πρόγραμμα «Νέοι Ερευνητές».

Γ) Τεχνολογικό Πάρκο «Λεύκιππος»
Ο «Λεύκιππος» είναι μια μονάδα του ΕΚΕΦΕ Δημόκριτος με στόχο τη φιλοξενία και την παροχή υπηρεσιών υποστήριξης σε νεοφυείς επιχειρήσεις και spin-offs, προκειμένου να διευκολυνθεί η καινοτομία καθώς και η εμπορική εκμετάλλευση της πνευματικής ιδιοκτησίας και της επιστημονικής γνώσης.
Για να γίνει δεκτή μια εταιρεία στον Λεύκιππο, καταθέτει αίτηση που αξιολογείται από το ΕΚΕΦΕ Δημόκριτος. Η αξιολόγηση αυτή απαιτεί την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων που σχετίζονται με τους συνεργάτες και τους νομικούς εκπροσώπους των εταιρειών (ταυτοποίηση, δεδομένα που περιλαμβάνονται στα βιογραφικά κ.λπ.) και, αν η αίτηση γίνει αποδεκτή, το ΕΚΕΦΕ Δημόκριτος επεξεργάζεται επιπλέον δεδομένα που είναι απαραίτητα για την εγκατάσταση και λειτουργία τους στον Λεύκιππο (π.χ. στοιχεία ταυτοποίησης των εργαζομένων και αριθμοί κυκλοφορίας αυτοκινήτων για την έκδοση των αντίστοιχων αδειών εισόδου). Στην περίπτωση αυτή, δύο νομικές βάσεις εφαρμόζονται για την επεξεργασία των δεδομένων, δηλαδή η σύναψη και εκτέλεση των σχετικών συμβάσεων μίσθωσης σύμφωνα με το άρθρο 6.1.β του ΓΚΠΔ και, από την άλλη, η εκτέλεση ενός έργου δημοσίου συμφέροντος σύμφωνα με το άρθρο 6.1.ε του ΓΚΠΔ και το άρθρο 5 του Νόμου 4624/2019, που αφορά κυρίως τη μεροληπτική επιλογή των εταιρειών που πληρούν τα κριτήρια αποδοχής για το Τεχνολογικό Πάρκο, καθώς και την προστασία της περιουσίας του ΕΚΕΦΕ Δημόκριτος, καθώς και των προσώπων και αγαθών που βρίσκονται στις εγκαταστάσεις του.

Δ) Έρευνα και εξετάσεις
Το ΕΚΕΦΕ Δημόκριτος αποσκοπεί κυρίως στην προώθηση της επιστημονικής και τεχνολογικής έρευνας και διεξάγει μέσω των Ινστιτούτων του βασική, μεταφραστική και εφαρμοσμένη έρευνα σε ένα ευρύ φάσμα επιστημονικών πεδίων. Αυτές οι ερευνητικές δραστηριότητες απαιτούν κατά καιρούς την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων ευαίσθητων δεδομένων που αφορούν την υγεία, όπως ιατρικά αρχεία, δείγματα αίματος και ιστών κ.λπ. Στις περιπτώσεις αυτές, η επεξεργασία δεδομένων βασίζεται σε προηγούμενη συγκατάθεση των υποκειμένων της έρευνας, δηλαδή στη νομική βάση του άρθρου 6.1.α του ΓΚΠΔ όσον αφορά απλά δεδομένα (ταυτοποίηση, στοιχεία επικοινωνίας κ.λπ.) και τη «ρητή συγκατάθεση» του άρθρου 9.2.α του ΓΚΠΔ, που αφορά ευαίσθητα δεδομένα. Για το σκοπό αυτό, το ΕΚΕΦΕ Δημόκριτος παρέχει αρχικά γραπτή και λεπτομερή ενημέρωση σχετικά με την επεξεργασία των δεδομένων, προκειμένου τα υποκείμενα των δεδομένων να μπορούν να αποφασίσουν συνειδητά εάν επιθυμούν να παράσχουν τα δεδομένα τους για τους σκοπούς συγκεκριμένης έρευνας ή εξέτασης.

Ε) Ανάδοχοι του ΕΚΕΦΕ Δημόκριτος
Το ΕΚΕΦΕ Δημόκριτος επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα που αφορούν ατομικές επιχειρήσεις ή εργολάβους που παρέχουν υπηρεσίες ή αγαθά και συγκεκριμένα τα επαγγελματικά τους δεδομένα (όνομα, επαγγελματική διεύθυνση, αριθμός φορολογικού μητρώου), στοιχεία επικοινωνίας, δεδομένα πληρωμών (αριθμός τραπεζικού λογαριασμού κ.λπ.) καθώς και πληροφορίες σχετικά με συναλλαγές. Ο σκοπός της συλλογής και επεξεργασίας τέτοιων προσωπικών δεδομένων είναι η διεκπεραίωση πληρωμών, η επικοινωνία, η έκδοση φορολογικών εγγράφων, καθώς και η ολοκλήρωση και υποβολή των απαραίτητων φορολογικών δηλώσεων. Η νομική βάση για αυτήν την επεξεργασία δεδομένων είναι το άρθρο 6.1.γ του ΓΚΠΔ, το οποίο επιτρέπει στο ΕΚΕΦΕ Δημόκριτος να επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα όταν αυτό είναι απαραίτητο για τη συμμόρφωση με νομικές υποχρεώσεις σύμφωνα με την ισχύουσα φορολογική νομοθεσία.

Διατήρηση δεδομένων
Τα προσωπικά δεδομένα διατηρούνται σε μορφή που επιτρέπει την ταυτοποίηση των υποκειμένων των δεδομένων μόνο για όσο χρονικό διάστημα είναι απαραίτητο για τους σκοπούς για τους οποίους τα προσωπικά δεδομένα υποβάλλονται σε επεξεργασία, λαμβάνοντας υπόψη και τη νομοθεσία περί εκκαθάρισης δημοσίων αρχείων.
Κατ’ εξαίρεση, το ΕΚΕΦΕ Δημόκριτος ενδέχεται να αποθηκεύει προσωπικά δεδομένα για μεγαλύτερα χρονικά διαστήματα, εφόσον τα προσωπικά δεδομένα θα υποβάλλονται σε επεξεργασία αποκλειστικά για σκοπούς αρχειοθέτησης προς το δημόσιο συμφέρον, επιστημονικούς ή ιστορικούς σκοπούς έρευνας ή για στατιστικούς σκοπούς, υπό την προϋπόθεση της εφαρμογής των κατάλληλων τεχνικών και οργανωτικών μέτρων για την προστασία των δικαιωμάτων και των ελευθεριών του υποκειμένου των δεδομένων.

Αποδέκτες προσωπικών δεδομένων
Η επεξεργασία δεδομένων περιορίζεται εντός του ΕΚΕΦΕ Δημόκριτος και τα προσωπικά δεδομένα είναι διαθέσιμα μόνο στο εξουσιοδοτημένο προσωπικό.
Τα προσωπικά δεδομένα ενδέχεται να γνωστοποιηθούν σε τρίτους μόνο στο βαθμό που η γνωστοποίηση αυτή είναι απαραίτητη για την εκπλήρωση του σκοπού για τον οποίο συλλέχθηκαν τα δεδομένα, υπό την προϋπόθεση ότι υπάρχει νομική υποχρέωση ή συμφωνία συνεργασίας ή, κατ’ εξαίρεση, με προηγούμενη αίτηση/συγκατάθεση του υποκειμένου των δεδομένων. Οι τρίτοι αυτοί αποδέκτες περιλαμβάνουν:

1. Υπουργεία (Διαχειριστικές Αρχές), Εποπτικές Αρχές, Ασφαλιστικά Ταμεία, άλλες Δημόσιες Υπηρεσίες.
2. Δικαστήρια και εισαγγελικές αρχές σε περίπτωση νομικών αξιώσεων ή ποινικών αδικημάτων.
3. «Ενιαία Αρχή Πληρωμών», Γενικό Λογιστήριο του Κράτους, ελεγκτές, τράπεζες, χρηματοπιστωτικά ιδρύματα.
4. Ευρωπαϊκοί και διεθνείς οργανισμοί (π.χ. στο πλαίσιο ευρωπαϊκών και διεθνών ερευνητικών προγραμμάτων). Σε περίπτωση μεταφοράς δεδομένων σε διεθνείς οργανισμούς ή αποδέκτες σε τρίτες χώρες, το ΕΚΕΦΕ Δημόκριτος λαμβάνει όλα τα νομικά μέτρα για την προστασία των δεδομένων («μηχανισμοί») και διασφαλίζει ότι οι τρίτες χώρες παρέχουν επαρκές επίπεδο προστασίας σύμφωνα με απόφαση επάρκειας της Ευρωπαϊκής Επιτροπής ή ότι η μεταφορά υπόκειται σε κατάλληλες διασφαλίσεις σύμφωνα με τα άρθρα 46 και επ. του GDPR (π.χ. τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες, δεσμευτικοί εταιρικοί κανόνες, πρόσθετα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα ασφαλείας).
5. Ανεξάρτητους εργολάβους που δεσμεύονται από εμπιστευτικότητα, στους οποίους μεταβιβάζουμε τα δεδομένα που είναι απαραίτητα για την υλοποίηση ενός έργου που τους έχουμε αναθέσει (π.χ. παρόχους υπηρεσιών πληροφορικής).

Τα δικαιώματά σας
Σε περίπτωση που το ΕΚΕΦΕ Δημόκριτος διατηρεί δεδομένα που σχετίζονται με εσάς, μπορείτε ανά πάσα στιγμή να ασκήσετε τα ακόλουθα δικαιώματα υπό τις προϋποθέσεις που προβλέπει η ελληνική και ευρωπαϊκή νομοθεσία, μέσω email στη διεύθυνση support@egov.demokritos.gr:

1. Δικαίωμα πρόσβασης, δηλ. να λάβετε επιβεβαίωση ως προς το εάν υποβάλλονται σε επεξεργασία προσωπικά δεδομένα που σας αφορούν και, εάν ναι, να λάβετε συγκεκριμένες πληροφορίες σχετικά με την επεξεργασία αυτή ή αντίγραφο των προσωπικών δεδομένων.
2. Δικαίωμα διόρθωσης, δηλ. να μας ζητήσετε να διορθώσουμε ή να συμπληρώσουμε ελλιπή προσωπικά δεδομένα. Το δικαίωμα αυτό δεν μπορεί να ασκηθεί σε περίπτωση που η διόρθωση αυτή θα εμπόδιζε ουσιαστικά την εκπλήρωση (α) σκοπών αρχειοθέτησης προς το δημόσιο συμφέρον, σύμφωνα με το άρθρο 29 του Νόμου 4624/2019 και (β) επιστημονικής, ιστορικής ή στατιστικής έρευνας σύμφωνα με την παράγραφο 2 του άρθρου 30 του Νόμου 4624/2019.
3. Δικαίωμα διαγραφής για τους λόγους που προβλέπει το άρθρο 17 του GDPR. Το δικαίωμα αυτό υπόκειται σε περιορισμούς σε περίπτωση που η επεξεργασία πραγματοποιείται για την εκτέλεση καθήκοντος που εκτελείται προς το δημόσιο συμφέρον ή κατά την άσκηση δημόσιας εξουσίας.
4. «Δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας» των δεδομένων σας σε συγκεκριμένες περιπτώσεις.
5. «Δικαίωμα εναντίωσης», δηλ. να επικαλεστείτε συγκεκριμένους λόγους ώστε να μην επεξεργαζόμαστε πλέον τα δεδομένα σας.
6. Δικαίωμα ανάκλησης της συγκατάθεσής σας για την επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων, ανά πάσα στιγμή.
7. Δικαίωμα στη φορητότητα των δεδομένων, δηλ. να λάβετε τα προσωπικά σας δεδομένα σε δομημένο, κοινώς χρησιμοποιούμενο και αναγνώσιμο από μηχανήματα μορφότυπο ή να τα μεταβιβάσετε απευθείας σε άλλον υπεύθυνο επεξεργασίας, όπου είναι τεχνικά εφικτό. Το δικαίωμα στη φορητότητα μπορεί να ικανοποιηθεί εάν η επεξεργασία βασίζεται σε συγκατάθεση ή σε σύμβαση και πραγματοποιείται με αυτοματοποιημένα μέσα.
   Σημειώνεται ότι το δικαίωμα πρόσβασης, το δικαίωμα διόρθωσης, το δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας και το δικαίωμα εναντίωσης μπορούν να περιοριστούν, εφόσον αυτά τα δικαιώματα είναι πιθανό να καθιστούν αδύνατη ή να εμποδίζουν σοβαρά την επίτευξη σκοπών επιστημονικής ή ιστορικής έρευνας ή στατιστικών σκοπών, υπό την προϋπόθεση ότι αυτοί οι περιορισμοί είναι απαραίτητοι για την εκπλήρωση αυτών των σκοπών. Για τους ίδιους λόγους, το δικαίωμα πρόσβασης δεν ισχύει εάν τα προσωπικά δεδομένα είναι απαραίτητα για επιστημονικούς σκοπούς και η παροχή πληροφοριών θα συνεπαγόταν δυσανάλογη προσπάθεια (άρθρο 30 παρ. 2 του Νόμου 4624/2016).
   Επιπλέον, εάν θεωρείτε ότι τα δικαιώματά σας περί προστασίας των δεδομένων έχουν παραβιαστεί με οποιονδήποτε τρόπο, έχετε το δικαίωμα να υποβάλετε καταγγελία στην Ελληνική Αρχή Προστασίας Δεδομένων (www.dpa.gr).

Ενημερώσεις
Η παρούσα πολιτική θα ενημερώνεται όταν κρίνεται απαραίτητο, προκειμένου να ενισχυθεί η προστασία των προσωπικών σας δεδομένων και η διασφάλιση των δικαιωμάτων σας. Συνεπώς, παρακαλούμε να ανατρέχετε στην ημερομηνία αναθεώρησης στο τέλος αυτής της πολιτικής.

Στοιχεία επικοινωνίας του ΕΚΕΦΕ Δημόκριτος
Σε περίπτωση που έχετε οποιεσδήποτε απορίες σχετικά με την επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων, μπορείτε να επικοινωνήσετε με το support@egov.demokritos.gr (τηλ.: +30 2106503410).
Τελευταία αναθεώρηση: Ιούλιος 2023